Referat, bestyrelsesmøde 10 / 2015

 REFERAT

Bestyrelsesmøde 10 - 2015,  Silkeborg Kajakklub.

Møde, onsdag d. 16. december, KL. 19.00 – 22.15                              

STED:  Klubben.                                                      

 2) Regnskab 15 og budget 16.

Klubbens samlede økonomi for 2015, inklusive byggeprojekt, forventes at blive lidt bedre end budgetteret. Derfor vil det være muligt at undgå den sidste planlagte lånoptagelse, men så til gengæld ende med et lille underskud på omkring 50.000,-.

Adm. ansvarlig Claus Byskov har fremsendt tre scenarier til finansiering af dette til bestyrelsens beslutning.:

Vi har tre alternativer

a) Hjemtage tilbudt Erhvervslån fra Nykredit til 8% årlig rente. Rente og afdrag på dette vil påvirke driften de kommende år

b) Optage rentefrit lån hos DKF. Afdrag på dette vil påvirke driften de kommende år

c) Realisere underskud på 2015 driften i størrelsesorden 20-30 tkr. Konsekvens bliver stram likviditetsstyring i første kvartal indtil kontingent bliver indbetalt, men giver til gengæld den billigst mulige drift.

Jeg indstiller, at vi vælger c)  

Bestyrelsen tiltrådte Claus´ indstilling.

Vedr. budget 16 så afventer vi Husformandens anbefaling til en prioriteret vedligeholdelsesplan for bygningerne. Husformanden udfærdiger en prioriteret vedligeholdelsesplan for de kommende år.

Der er i forbindelse med ombygningen og udvidelsen konstateret flere vedligeholdelsesbehov.

Det er fx isolering af varmerør, utætte regnvandsafløb, etablering af tørrefacilitet, vindskeder med konstateret råd, revnet tagpap der skal skiftes, revner i gulvbelægning, uhensigtsmæssig gulvbelægning i det gamle vægttræningsrum og flere andre ting.

Vedligeholdelsen af ovennævnte varsles til Silkeborg Kommune, der yder tilskud til en væsentlig del af klubbens lokaler.

3) Husformanden orienterede om byggeriet.

Carsten gav kort info om de ting der mangler at blive lavet.

Formelt er bygge-entreprisen afsluttet, dog mangler der bl.a. en dør i det gamle træningslokale og en dør til det nye. De leveres første i det nye år.

Øvrige vedligeholdelsesopgaver, er ikke omfattet af byggeentreprisen som fra klubbens side ses som afsluttet.

En kæmpe stor tak til Carsten for hans enestående engagement og evne til at gennemføre det der har været snakket om i klubben i mange år. Ring til Carsten og tilbyd Jeres hjælp til at få praktiske opgaver til at lykkes i klubben.

Bestyrelsen indstiller i 2016 budgettet at der afsættes 50.000,- til løbende vedligeholdelsesopgaver, og at der derudover afsættes 50.000,- til vedligeholdelsesopgaver, som trænger sig på som følge af de anbefalinger, vi har fået fra de håndværkere vi har haft i huset.

Vi har brug for et udsmykningsudvalg.

Nogen der har lyst til at være med til at sætte præg på sådan en opgave?

Der bliver opsat lamper langs den nordlige indgangsvej.

Husformanden anbefaler at der ophænges en Projektor, som kan bruges til mange formål.

4) Rengøringsaftale BH-Rengøring

BH-Rengøring har opsagt aftalen med klubben og udfører deres sidste rengøring medio januar 16.

Husformand indhenter tilbud fra et antal leverandører snarest.

5) Frivilligfest

Frivilligfest afholdes d. 30. januar, kl. 18.00, så sæt kryds i almanakken allerede nu.

Vi har brug for et festudvalg, ring til Jeanette på 28482379, der er brug for hjælp til borddækning, lidt anretning, og for nogen der vil hjælpe med at rydde op dagen efter.

Hold øje med opslagstavlen og hjemmesiden, så du kan få dig skrevet på.

6) Fastholdelse af medlemmer.

Bestyrelsens drøftede hvordan vi i højere grad kan fastholde de medlemmer, der gennemfører instruktion. Kan vi eksempelvis udvide de tilbud klubben har med fx løbehold, mountainbikehold, svømning, spinning, andre motionstilbud?

Der skal laves et oplæg til hvorledes planerne kan effektueres og klubbens medlemmer i høj grad kan medvirker til at nå i mål med projektet. Alle ideer fra medlemmerne er meget velkommen.

Bestyrelsens ide´/plan forventes at kunne præsenteres på generalforsamlingen 2016.

Eventuelt.

Generalforsamling afholdes d. 13. marts 2016, kl. 10.00, med kaffe, rundstykker og basser.

Der gror to store og meget gamle træer foran klubbens bygninger, og Silkeborg Kommune har bedt klubben om at sørge for fældning af disse, da træerne er døende, og der kan være fare for nedfald.

Ifølge lejeaftale for grunden er det Silkeborg Kajakklubs ansvar at vedligeholde bygninger og uden- omsarealerne.

JL undersøger muligheder for alternativ til tilbud fra Silkeborg Kommune. Der ønskes en fastpris aftale på opgaven, som skal leveres fra en med forsikring, og som rydder op efter sig. Værdien af gavntræet skal indgå som en del af tilbuddet.

Bestyrelsen ønsker alle en rigtig glædelig jul, og et godt og lykkebringende nytår!