Referat Bestyrelsesmøde 6

REFERAT

 

Bestyrelsesmøde 6- 2014,  Silkeborg Kajakklub.

Møde, ONSDAG d. 8. oktober, KL. 19.30 – 22.30                              

STED:  KLUBBEN.                                                    

Deltog ikke: Søren Slott, Tom Faurschou, Claus Byskov.

Bestyrelsen var beslutningsdygtig via suppleanter.

 

1.

Godkendelse af dagsorden.

Ordstyrer:  JL.

Referent:  tw

 

2. Klubbens 75 års jubilæum i 2015.

Klubbens historie, der ligger på hjemmesiden skal revideres og ajourføres frem til nu.

Hvem kan/vil bidrage.

Hjælp søges evt. via hjemmesiden.

Klubben blev stiftet 4. juni 1940.

Fejring af klubbens 75 års jubilæum kan med fordel gøres sammen med en forhåbentlig indvielse af en tilbygning, såfremt tilladelser mv. bliver godkendt af Silkeborg Kommune.

Ansøgninger er fremsendt til Silkeborg Kommune, men der foreligger endnu ikke svar herfra.

Vi har et godt og velfungerende aktivitetsudvalg. JL vil kontakte udvalget, så de kan komme med deres forslag til festligholdelse af fødselsdagen.

 3. Status fra arbejdsgruppen vedr. om/tilbygning.

CB har femsendt ønske om ændring af lejekontraktens indhold til Silkeborg Kommune.

Først når der er svar herfra kan der indgås aftale med Nykredit om finansiering af en tilbygning, herunder vedligeholdelse af nuværende/eksisterende bygninger. Vedligeholdelse af bygningerne kan være omfattet af lokaletilskudsregler i forhold til Silkeborg Kommune.

CB´s fravær til dette møde gør at vi mangler status på processen.

CB bedes informere Bestyrelsen om status via mail i første omgang.

4. Fest for frivillige hjælpere, ”TAK for hjælpen fest” .

Bestyrelsen har via de forskellige udvalg sendt invitation.

Det er vigtigt for den nye Bestyrelse at værdsætte alle, der har ydet en ekstraordinær indsats for at Silkeborg Kajakklub kan være den store og meget aktive klub den er.

Det kræver en kæmpe stor hånd, som Formand at kunne sige tak til alle Jer, der yder en stor indsats for at vi når det vi gerne vil, at være et sted for alle, - de bedste,  - dem der gerne vil være de bedste, - og dem der gerne vil alt det andet en tur i en kajak kan byde på.

Det har vi i år valgt at markere med lidt godt at spise (pattegris fra Silkeborg Slagteren og vin fra Piaf Vinhandel) altså et par af vores gode sponsorer.

Der er svarfrist d. 15. oktober, og umiddelbart herefter skal der gives besked til Kristen Søndergaard om antal, af hensyn til dimensionering af gris og vinindkøb.

Vi håber, at vi har ramt dem der har ydet en ekstraordinær indsats i 2014. Men, hvis man føler sig forbigået, så kan man rette henvendelse til Jeanette Løvborg på tlf.  2848 2378.

 

5. Regnskab fra NM Maraton og Silkeborg Regatta 2014.

Lars Damgaard har som aftalt fremsendt regnskaber for de to stævner.

Der er flot resultat på begge stævner.

Tak til Lars og hans trofaste stab af hjælpere, ingen nævnt-ingen glemt.

6. Husformanden fremsender forslag om rengøringsdag.

Husformanden (Carsten Vium Madsen), ønsker datoen for rengøringsdagen ændret til d. 9. november, i stedet for d. 1. november.

Beslutning:

Godkendt, og Carsten sender invitation/opfordring til alle aktive via hjemmeside og FB.

Rundstykker med pålæg/kaffe mv. kl. 09.00. Praktikken starter kl 09.30 til ca. 14.00, hvor klubben er vært for en sandwich/pizza/ eller lign. Når vi er kommet igennem dagens strabadser.

 

7. Kilometerregistreringer.

Kilometerregistreringen er af mange blevet nedprioriteret i 2014.

I vedtægterne for Silkeborg Kajakklub står der at man har PLIGT til at registre roet distance.

Det er der i indeværende år mange, der ikke lever op til.

Det er vigtigt at forstå hvorfor, man skal registrere sin rotur.

Når man skal frigives til at kunne ro alene, kræver det at man har roet 200km.

Når både, der har defekt skal repareres, kigges der på hvor mange kilometer båden har været anvendt.

Vores klubpagajer og klubbåde ”slides” og skal måske udskiftes, men hvornår?

Vores registreringssystem i dag er ikke moderne.

Thomas Rask kontakter vores sponsor Solutio, med henblik på en nem og hurtig løsning.

Der er desuden en webbaseret løsning www.rokort.dk , der kan afprøves og ses online.

Foreslået en touchskærmsløsning, med meget kort vej til reg af km.

TR har til næste Bestyrelsesmøde d. 19. november 2014, tilbud og forslag klar til beslutning.

 

8. Årshjulet.

JL kontakter TF, mhp. fremsendelse af SuperKraftCenter aftalen mellem DKF og SK.

Aftalens indhold skal danne grundlag for oplæg til et grundlag til de forestående forhandlinger med DKF.

 

JL snakker med Lars Damgaard vedr. afvikling af Havneræs 2015.

 

9. KAP – afd.  fremsender forslag om ændring / vedligeholdelse af nuværende bådpladser.

Forslag fra Finn, via Thomas Rask.

Forslaget viser at man via en lettere vedligeholdelse kan få plads til flere kapbåde.

Beslutning:

Husformanden godkender forslaget, udgifter i forbindelse forslaget financierens af overskud fra stævner. TR igangsætter vedligeholdelsesopgaven i 2 porte, evt via David i Virksomheden, Virklund- Silkeborg Kommune.

Viser det sig at være en god løsning, må der laves to porte mere.

 

10. KAP afd. fremsender ønske om midler til vedl.  af både.

Thomas Rask (Sportschef) fremsender ønske om mulighed for at kunne sende ca. 20-25 klubbåde til reparation, bådene er af flere grunde ”ukampdygtige” mest pga. af manglende reparationsmulighed.

 

Beslutning:

Godkendt, T. Rask skaber et overblik over reparationsbehovet og indhenter herefter tilbud fra mulig reparatør. Tilbud forventes klar til endelig godkendelse til næste best. møde.

11. Bordet Rundt.

TR fremsender til næste Bestyrelsesmøde, forslag om at Super Kraft Centerroerne skal forpligtes til at deltage i klubarbejde.

TW/Kristen og Rask forbereder og fremsender til et af de kommende Bestyrelsesmøder, forslag til klubbens sponsorpolitik. Den skal indeholde et afsnit om klubbåde, lokaler, trailere, klubtøj, vejledning om private sponsorer.

JL kontakter Ole Tikjøb, med henblik på en dialog omkring egenbetaling i forbindelse med maratondeltagelser og sammenhængen mellem DKF´s udgifter, set i lyset af at medaljerne udløser penge fra TD, uden at det kommer de aktive til gode, fx i form af mindre egenbetaling.

12. Eventuelt.

TW gav en kort orientering om sponsortræf med vinsmagning d. 24. oktober, samt en konkret problemstilling.

Næste Bestyrelsesmøde, 19. november.

Mødedatoer for 2015, samt datoen for Generalforsamling skal aftales på november mødet.

 

Aftalte møder:

17. december.